STATEMENT: статья не претендует на статус руководства к подготовке, а так же не покрывает всего материала по подготовке к PMI PMP экзамену. Это всего лишь рекомендации от прошедшего экзамен профессионала.
Итак, друзья мои. Из первой статьи вы поняли, как дойти до экзамена PMI PMP. Но как к нему подготовиться?
Что будет представлять из себя экзамен?
Экзамен PMP состоит из 200 вопросов и 4 часов. Вам нужно перевалить за 60% верных ответов. При чем нужно отметить, что из 200 вопросов будут засчитываться только 175, остальные вопросы даны для «калибровки» на будущие тесты. То есть 25 вопросов не будут засчитаны, но какие их них неизвестно. В этом и есть «засада», стараться придется на всех вопросах.
Весь тест будет состоять из вопросов и четырех ответов на них. Нет открытых вопросов, на которые надо расписывать ответы, как это бывает на прочих сертификациях, особенно для финансистов.
Учебный материал для подготовки PMP. Книги
Итак, друзья, как я готовился. Сначала я взял PMBOK 5th и просто прочитал его один раз. Ничего не понял, конечно же. Всего в нем 619 страниц. Уже страшно, да? Когда будете искать его в сети, ищите пятое издание от 2013 года. А если вы уже купили членство в PMI, то качайте официальную именную версию (с вашим именем в колонтитуле). На момент выхода статьи в PMI меняют экзамен, но вроде не сильно. Как начнете готовиться, возможно будет уже шестое издание от 2016 года.
Еще раз повторюсь, не рекомендую читать на русском. Если только у вас совсем плохой английский, то можно и на русском. В идеале конечно читать все на английском языке.
Эта книга по моему мнению на 60% состоит из воды, видимо спонсор книги «Астана Су Арнасы». Тогда как ее читать?
Читайте еще раз, теперь уже внимательно.
Вся книга, как и все учение об управлении проектами, состоит из областей знаний (knowledge areas) и процессов (processes).
Страшно стало? На самом деле то же самое в виде таблицы выглядит менее устрашающе.
Получается некая матрица, которая делит все по группам процессов и областям знаний. Но вся соль конечно же в процессах
Все главы PMBOK, а точнее описания процессов, по существу состоят из трех разделов:
- Inputs
- Tools and Techniques
- Outputs
Выглядит это примерно вот так:
Во всей книге очень много кросс-ссылок на саму себя, это утомляет. Я бы порекомендовал сосредоточиться на пунктах Tools and Techniques. Все методы и все инструменты нужно тщательно переварить, почитать дополнительный материал в сети, рассмотреть примеры.
Inputs и Outputs, как правило, более менее логичны. Их нужно просто один раз понять. Не торопясь обмозговать, почему на входе у процесса те или иные документы, и что является выходом. Это не сложно. Вопросы на тему входов и выходом, как правило, довольно простые и очевидные.
На изучение PMBOK, если вы работаете и можете учиться только вечерами и на выходных, уйдет от месяца до двух. Если вы гений, может и пара недель. Планируйте время.
Что кроме PMBOK?
Очевидно, что PMBOK не покрывает все, что будет на экзамене. Это просто свод знаний и лучших практик.
Я рекомендую прекрасную книгу Head First PMP 3rd Edition, именно третья редакция. Она покрывает PMBOK 5th Edition. Эту книгу легко найти в сети, но я как честный человек, конечно же ее купил
Прелесть книги в том, что она рассматривает все на примерах. Изложение очень легкое и понятное. Постоянно по мере главы идут задачки на усвоение. В конце каждой главы тест.
Выглядит она примерно вот так:
И так далее. Много, очень много задач и примеров, а так же кроссворды по теме.
Вы должны выбивать примерно 80% из этих тестов. Это будет хорошим знаком, что вы все поняли. Не пропускайте ни одного задания и не подсматривайте ответы.
В конце книги будет полный тест на 200 вопросов. Попробуйте пройти его на время – 4 часа. Опять-таки, должно получиться около 80% или более.
Идем дальше. Еще одна прекрасная книга – PMP Exam Practice Test and Study Guide, J. LeRoy Ward, Ginger Levin, Ninth Edition.
Это сборник тестов с указанием тем, на которые стоит обратить внимание. Тесты достаточно сложные, я бы сказал излишне сложные. Но это только на пользу. Тут вопросы зачастую требуют помнить, какой именно документ есть на входе конкретного процесса. Или в чем именно польза определенного процесса в определении PMBOK. Конечно, таких странных вопросов на экзамене не будет, но пройтись по всем тестам в книге я рекомендую. Тут ваш порог будет около 60-70%, это вполне нормально. Обязательно пройдите все тесты честно, без подглядываний.
После тестов есть ответы с объяснениями. Прочитайте все объяснения ошибочных ответов внимательно.
Еще одна отличная книга – PMP Exam Prep, Rita Mulcany, Eighth Edition.
Так же хороший сборник тестов с объяснениями. Просто пройдите все.
По книгам у меня все. Как видите, читать придётся не так много. В основном гоняйте тесты, и читайте по темам, которые не понимаете или на которых часто ошибаетесь. Где-то я читал, что тщательного разбора 1000 вопросов должно быть достаточно для прохождения экзамена.
Онлайн ресурсы для подготовки к PMP экзамену
Рекомендую замечательный сайт http://successfulprojects.com/, где можно найти отличные тесты. Придется немного раскошелиться и заплатить около $20, точно не вспомню стоимость. Но оно того стоит на все 100%.
Тесты есть по разным темам, есть тесты именно по формулам, есть самые сложные вопросы, есть полный тест на 200 вопросов с учетом времени 4 часа. В общем вам понравится. Там же будут объяснения.
Так же там фиксируются все ваши попытки и вы сможете проанализировать ваше продвижение и улучшение, если таковое конечно будет.
Кроме того, вы можете скачать программы на свои телефон из Google Play Market и гонять тесты, когда есть время. Я рекомендую только два варианты, выделенных на рисунке ниже. Все остальное – просто мусор.
Youtube видео уроки
Никогда и ни при каких обстоятельствах не смотрите видео на youtube, которые обещают раскрыть вам секреты экзамена. Не открывайте видео типа «PMP Exam tips and tricks» или «How to pass PMP Exam». Я просмотрел их все. Не повторяйте моих ошибок и поберегите свое время. Эти часовые видео носят нулевую смысловую нагрузку. Вся их суть сводится примерно к одному предложению – «Выбирайте наиболее лаконичный ответ, который хорошо звучит. Но если не можете, то выберите С». Вот и все по теме Youtube.
Непосредственно к разбору тестов PMP
Теперь пойдем по конкретным темам в том порядке, которые мне нравится – могу себе позволить, статья же моя. Буду рассматривать вопросы, которые часто встречаются, и буду объяснять их логику. Не буду и не смогу описать все темы и все вопросы. Только то, что часто встречается и где стоит заострить внимание. Остальное можете легко выучить сами по описанным выше учебникам и онлайн ресурсам. Местами будут просто короткие утверждения, которые нужно запомнить.
Управление рисками PMP – чего ожидать и как отвечать?
Вопросы в части рисков, как правило, более менее понятны и лаконичны. Но бывают и засады, например, с терминологией. Итак, внимание!
Contingency reserve – деньги, которые вы планируете потратить, если будут срабатывать риски.
Management reserve – деньги, на незапланированные затраты.
Это два отдельных бюджета и две отдельные суммы в стоимости проекта.
Тут будьте аккуратны. Будут вопросы типа :
«Бла бла бла… Сработал риск. Что делать?»
a) Использовать Contingency reserve
b) Использовать Management reserve
c) Ничего не делать
d) Паниковать
В данном случае ответ А, так как затраты на гашение рисков идут из Contingency reserve, но никак не из Management reserve. Я на таком попадался.
По этим же терминам есть вопросы типа:
«Вы тратите Contingency reserve на…»
a) Всякую ерунду
b) Known unknown
c) Unknown unknown
d) Планирование качества
Тут все просто. Known unknown – это известные неизвестные, то есть риски. Они нам известны, но сработают или нет неизвестно. Unknown unknown – это то, что мы не можем планировать и чего нет в реестре рисков, это и есть управленческий резерв или management reserve.
Так же будут вопросы формата:
«К вам подошел сотрудник и сообщил, что он обнаружил риск, который может повлиять на срок сдачи проекта. Что нужно сделать первым делом?»
А) Занести риск в реестр рисков и начинать его мониторить
B) Доложить о риске спонсору проекта
С) Проанализировать влияние риска на проект
D) Собрать внеплановое совещание и обсудить риск с командой
Таких вопросов очень много. В таких вопросах корректный ответ – проанализировать риск и все его влияния. Только потом заносить его в реестр рисков. Бежать к руководству и докладывать о риске – всегда неверный ответ, что итак должно быть понятно.
Управление стоимостью PMP
Управление стоимостью – вполне легкая тема, я бы даже сказал одна из самых простых к понимаю тем. Я приведу ряд утверждений, которые должны четко засесть у вас в голове навсегда, или хотя бы до экзамена. Поехали:
- Самая точная оценка стоимости – Bottom Up Estimation (оценка снизу вверх). Она же самая долгая, что вполне логично. Оцениваете все мелкие куски работ по отдельности и собираете их в общую стоимость. Так получается точнее всего.
- Самая НЕ точная оценка стоимости – Rough order of Magnitude Estimation. Дает погрешность -25% +75%. Запомните эти цифры, они попадаются в тестах. Делается на самом первичном этапе инициации проекта.
- Cost of quality (стоимость качества) – количество денег, которое тратиться на то, чтобы продукт соответствовал требуемым характеристикам, а именно, выборочные проверки, аудиты, тренинги персонала и т.д. Все мероприятия, которуе пытаются загнать качество в определенные рамки.
- Бюджет – затраты, распределенные по времени и по элементам затрат. Бюджет – деньги во времени.
- Про индексы прочитаете сами, просто запомните простую вещь: CPI, SPI – меньше 1 – плохо. Чем меньше, тем хуже ситуация. Больше 1 – вы молодец.
- SPI<1 – вы позади расписания. SPI>1 – вы опережаете расписание
- CPI<1 – идет перерасход денег. CPI>1 – вы получаете больше, чем оплатили и видимо будет экономия.
В данном разделе много формул, но они все простые и лаконичные. Не буду на них останавливаться. Будут вопросы – пишите в комментариях.
Часть вопросов по теме будет ситуационная – есть какие-то индексы, цифры, нужно ответить, что с проектом: все ли хорошо или нет. Таких вопросов очень много и они вам точно попадутся на экзамене, так что переварите все индексы и формулы тщательно. Не нужно их заучивать, просто поймите, что они означают. Проще всего понять индексы, если представлять себя спонсором проекта и смотреть именно с этой позиции.
Другая часть вопросов просит посчитать недостающие индексы. Тоже не сложная тема. Думаю, разберетесь сами. Иногда надо будет «размотать» формулу в обратном порядке. Просто потренируйтесь с дробями и переносами числителей и знаменателей в разные стороны.
Управление качеством PMP – готовимся к экзамену дальше
Качество – это степень того, насколько продукт удовлетворяет требованиям заказчика/клиента/покупателя. Не путать с Grade или классом продукта. Продукт или сервис могут быть низкого/бюджетного класса, но в то же время высокого качества.
Объект может быть высокого качество с том случае, если он полностью удовлетворяет требованиям, зафиксированным ранее.
Еще одно важное утверждение для запоминания – prevention over inspection. Это значит, что всегда лучше предотвращать дефекты, чем инспектировать/искать/исправлять их позже.
В контроле качества всегда важно и нужно выставлять измеряемые метрики. То есть нельзя зафиксировать и сказать: что требуется, чтобы продукт был красивым. Вы не сможете это измерить в конце и сказать, что продукт соответствует требованиям, а если не соответствует, то насколько.
Еще один важный момент для понимания – rule of seven. Я долго не мог переварить эту тема просто из текста, но картинки решают все. Смотрим…
Это правило гласит – если при измерении параметров процесса возникают 7 точек подряд выше или ниже среднего, то процесс вне контроля или process out of control (для удобства запоминания на английском). То есть измерения должны «болтаться» то ниже, то выше среднего. Если вдруг возникает случай, как на картинке, то нужно проанализировать и устранить причину такого рода ошибок.
Еще важный момент по качеству – нужно четко понимать разницу между Quality Audit и Quality Assurance. Итак:
- Quality Audit – это проверка, правильно ли вы все делаете согласно правил и политик компании.
- Quality Assurance – это сравнение требований и ваших измерений качества, и то, насколько они совпадают.
Вопросов по данным терминам много и их легко перепутать. Будьте внимательны.
Так же запомните эту картинку и термины, это тоже часто встречается в тестах:
Суть простая, Cost of Conformance или Стоимость соответствия - ваши затраты на то, чтобы предотвратить брак или прочие ошибки.
Cost of Nonconformance или Стоимость не соответствия – затраты на исправление ошибок и брака, которые все-таки случились.
Будет много вопросов по видам диаграмм, но все это очень просто и не вызывает проблем. Прочитаете сами.
Управление закупками в стиле PMI PMP
В части закупок самые сложные вопросы будут по типам контрактов. Все они наименованы и представлены по стандартам США. Не думаю, что все они могут существовать у нас. Но выучить их придется. Итак, по видам контрактов:
Fixed Price – то есть, фиксированная сумма. Вы четко знаете, что вам нужно и сумма тоже ясна. Такой вид контракта самый безопасный (или Risk Free) для заказчика, так как вы точно планируете сумму расходов. Этот же вид контракта самый рискованный для поставщика, так как он может не верно рассчитать свои работы и выйти из контракта «по нулям» или себе в убыток.
Time and Materials – вид контракта, применяемый когда заказчик затрудняется точно оценить объем работы, так что соглашается оплачивать труд и потраченные материалы. Например, вы точно не знаете, сколько щебня вам понадобиться для укладки участка дорого, есть только очень грубая оценка. Тогда вы говорите в контракте: я заплачу Х денег за каждый час водителя, который будет возить мне щебень, и конечно, У денег за каждую тонну щебня. И так пока дорога не будет уложена полностью. Это САМЫЙ РИСКОВАННЫЙ ВИД КОНТРАКТА для заказчика, так как он зачастую сильно выходит за рамки бюджета.
Остальные виды контрактов очень легкие для понимания и редко встречаются в тестах.
Часто встречаются вопросы типа «Ваш брат владеет заводом, который производит цемент именно той марки, который вам нужен для проекта. Что нужно сделать?»
a) Сообщить об это руководству и уйти из проекта
b) Дать брату инсайдерскую информацию
c) Рассказать об этом спонсору проекта и позволить брату участвовать в конкурсе на равных со всеми
d) Запретить брату участвовать в конкурсе и сообщить об этом спонсору
В таких видах вопросов суть всегда проста:
- ничего не скрывать и рассказывать обо всем команде и спонсору
- делать все честно без взяток и преимуществ
Так что в данном случае ответ С – не скрывайте и позвольте участвовать в конкурсе.
Управление человеческими ресурсами по PMI
Тема простая и логичная. Все построено вокруг хороших отношений с командой. Много вопросов об интернациональных командах. Там вся суть в информировании друг друга о культурных различиях и об уважении других культур и наций.
Самый эффективный вид влияния – Reward Power.
Наименее эффективный вид влияния – Punishment Power.
Referent power – это влияние, которое приобретает человек «тусуясь» с другими влиятельными людьми. То есть если все знают, что вы тесно общаетесь с генеральным директором и часто вместе с ним сидите в барах, то вас будут боятся и уважать. Это будет называться Referent power.
Так же мелькают вопросы по самым популярным источникам конфликтов. Тут просто нужно запомнить – ресурсы, приоритеты и расписание, является источником 50% конфликтов.
Самый эффективный путь решения проблемы – Confronting. По-русски звучит странновато, то суть в том, чтобы разобраться в конфликте, обнаружить и устранить источник.
Когда кто-то психует и уходит от обсуждения проблемы называется Withdrawal.
Halo Effect – это когда вы думаете, что человек справиться на новой должности только потому, что он хорошо делает свою текущую работу. Потом это оказывается не так. Например, вы берете отличного программиста и ставите его управлять проектом. Он хороший математик и программист, но управлять проектом у него не получается. Вот это и есть Halo Effect.
Другие важные правила на тесте PMP
Всегда и везде фиксируйте lessons learned/полученные уроки.
Кроме всего прочего, очень много этических вопросов. Например,
«К вам на собеседование пришел человек. Он утверждает, что имеет сертификат PMP, но никогда не сдавал экзамен PMP. Что нужно сделать?»
a) Вызвать полицию
b) Доложить об этом в PMI
c) Не брать его на работу
d) Доложить об этом в департамент безопасности вашей компании
Суть в таких вопросах проста – всегда доносите о фактах мошенничества с именем PMI в сам PMI.
Конец текущей статьи
В данной статье я рассказал о том, с помощью каких материалов готовился. Так же я рассказал о частых, типовых вопросах и темах. Так же постарался раскрыть то, что сам понимал не с первого раза. Будут вопросы – задавайте в комментариях. Постараюсь ответить на все вопросы.
Еще планирую написать отдельную статью по формулам, которые фигурируют на PMI PMP экзамене. Это отдельная большая тема. Пишите в комментариях, стоит ли тратить время на разбор и объяснение всех формул.
С уважением,
Аарон